X12 861 — Receiving Advice

Le 861 est le compte-rendu de réception : ce que l'acheteur a réellement reçu sur son quai, avec les écarts éventuels par rapport à l'ASN. Le bouclage métier d'une livraison.

Objet

Après réception physique d'une expédition, le quai de l'acheteur effectue un contrôle quantitatif et qualitatif : comparaison des cartons réellement reçus contre ce qu'annonçait l'ASN (856), comptage par SKU, vérification de l'état des produits. Le 861 documente le résultat de ce contrôle : pour chaque ligne, la quantité annoncée, la quantité reçue, et un code d'écart (accepté, refusé, manquant, endommagé, surplus…).

Le 861 est la base du déclenchement automatique de l'evaluated receipt settlement (auto-billing) : certains acheteurs n'attendent même pas le 810 du fournisseur — ils génèrent eux-mêmes la facture à partir du 861. C'est aussi la pièce qui ferme le three-way match côté comptabilité.

Structure d'enveloppe

Le 861 voyage dans un functional group RC (Receiving Advice). Voici un 861 didactique où une ligne est conforme et la seconde présente un manquant :

ISA*00*          *00*          *ZZ*ACMERETAIL    *ZZ*ACMEVENDOR    *260522*1600*U*00401*000000801*0*P*>~
GS*RC*ACMERETAIL*ACMEVENDOR*20260522*1600*1*X*004010~
ST*861*0001~
BRA*RCV-2026-552*20260522*ASN78901~
DTM*050*20260522~
N1*RE*ACME WAREHOUSE 42*92*0042~
N1*SF*ACME VENDOR INC*92*VEND001~
PRF*PO78901**20260513~
LIN*1*UP*012345678905~
RCD*1*02*2*EA*2*EA~
LIN*2*UP*012345678912~
RCD*2*04*5*EA*4*EA~
CTT*2~
SE*11*0001~
GE*1*1~
IEA*1*000000801~

Le BRA (Beginning Segment for Receiving Advice) ouvre la transaction : référence interne de réception, date, et lien vers l'ASN d'origine. PRF rattache la réception à la commande 850 (PO78901). Chaque ligne LIN est suivie d'un RCD (Receiving Conditions) qui porte le code d'action (02 = Accepted, 04 = Short on Quantity, 05 = Damaged, 07 = Refused, 09 = Overage…) et les quantités annoncées vs reçues.

Segments courants

• Header — ST, BRA (Beginning Segment for Receiving Advice), DTM (date réception), REF, PRF (PO Reference).
• Parties — boucle N1 pour Receiver (RE), Ship From (SF), Buyer.
• Lignes — boucle LIN avec PID, RCD (Receiving Conditions — coeur du 861), QTY, REF, DTM.
• Summary — CTT, SE.

Quand vous la croisez

• Retail — déclenche le scoring vendor compliance (ASN vs réel) et les retenues éventuelles si l'écart dépasse la tolérance contractuelle.
• Manufacturing — base du déclenchement de la facturation pour les contrats en evaluated receipt settlement.
• 3PL — un 3PL envoie un 861 à son donneur d'ordre dès que la réception est terminée au WMS.
• Distribution healthcare — encore plus critique en raison du contrôle qualité (lots, péremption, intégrité du conditionnement).

Transactions liées

• 850 — Purchase Order
• 856 — Ship Notice/Manifest
• 810 — Invoice
• 870 — Order Status Report

Documentation

Le code 861 et le nom Receiving Advice/Acceptance Certificate sont publics et listés sur x12.org/products/transaction-sets. Le détail des codes d'action RCD01 est dans les Implementation Guides (TR3) propriétaires ; ediverse.io ne les redistribue pas.