X12 540 — Notice of Employment Status

Le 540 notifie un changement de statut d'emploi — hire, fire, promotion, leave — d'un employeur vers une agence gouvernementale ou child support enforcement.

Objet

Le 540 documente les évènements d'emploi déclarables : new hire reporting (mandated by PRWORA), termination, promotion, change of address, leave of absence. Il alimente les state new hire registries pour la collection child support.

Il est obligatoire dans les 20 jours suivant un new hire aux US. Acquitté par 997. Couple avec 287 (Wage Determination) et 288 (Wage Verification).

Structure d'enveloppe

Le 540 voyage à l'intérieur des trois niveaux d'enveloppe X12 (ISA/IEA, GS/GE avec functional group NE, et ST/SE). Exemple didactique en 004010 :

ISA*00*          *00*          *ZZ*EMPLOYER      *ZZ*STATEREGISTRY *260515*1000*U*00401*000000540*0*P*>~
GS*NE*EMPLOYER*STATEREGISTRY*20260515*1000*1*X*004010~
ST*540*0001~
BGN*00*ES-2026-7711*20260515~
N1*EM*ACME EMPLOYER INC*24*EIN-EMPLOYER~
NM1*IL*1*MARTINEZ*ELENA*K***34*SSN-LAST4-7711~
DMG*D8*19891025*F~
N3*789 OAK ST~
N4*AUSTIN*TX*78704~
REF*ZZ*EVENT-NEW-HIRE~
DTM*090*20260501~
SE*10*0001~
GE*1*1~
IEA*1*000000540~

Segments courants

• Header — ST, BGN.
• Employer — N1*EM.
• Employee — NM1*IL, DMG, N3/N4.
• Event / date — REF*ZZ, DTM*090.
• Summary — SE.

Pièges courants

• 20-day rule : le 540 new hire doit être emitté dans les 20 jours suivant la date of hire ; au-delà, l'employer encaisse des state penalties.
• SSN privacy : un 540 ne transmet que le SSN complet en encrypted channel ; en clear text c'est une violation SSA SSN policy.
• Rehire vs new hire : un rehire après un layoff dépend de la durée d'absence — confondre rehire et new hire fausse le child support enforcement.

Transactions liées

• 287
• 288
• 820
• X12 — Hub

Documentation

Le code 540 et le nom Notice of Employment Status sont publics et listés sur x12.org/products/transaction-sets. La structure complète des loops, qualifiers et code-lists est distribuée par DISA via les Implementation Guides (TR3) propriétaires. ediverse.io ne couvre que les concepts publics, l'enveloppe et des exemples didactiques.