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X12 256 — Periodic Compensation

Le 256 transmet le détail périodique de compensation due à un producer d'assurance : commissions sur primes, overrides, bonifications, retenues.

Objet

Le 256 documente le relevé de commissions mensuel ou trimestriel envoyé par l'assureur à ses producers et MGAs. Il porte le détail par police, la prime nette, le taux de commission, le montant brut, les retenues (charge-backs, taxes), le net à payer.

Il alimente le système comptable du producer (book-of-business) et déclenche le paiement par 820. Acquitté par 997. Différent du 820 lui-même qui porte l'instruction de paiement.

Structure d'enveloppe

Le 256 voyage à l'intérieur des trois niveaux d'enveloppe X12 (ISA/IEA, GS/GE avec functional group PE, et ST/SE). Exemple didactique en 004010 :

x12 example-256.x12 
ISA*00*          *00*          *ZZ*LIFECARRIER   *ZZ*BROKERFIRM    *260515*1300*U*00401*000000256*0*P*>~
GS*PE*LIFECARRIER*BROKERFIRM*20260515*1300*1*X*004010~
ST*256*0001~
BGN*00*COMM-2026-Q1*20260515~
N1*IN*ACME LIFE INSURANCE*24*EIN-CARRIER~
N1*PE*MILLER BROKER FIRM*24*EIN-BROKER~
REF*ZZ*NPN-12345678~
DTM*RT*20260101~
DTM*RT*20260331~
LX*1~
REF*0F*POLICY-1099-2024~
AMT*GT*1850.00~
AMT*RA*462.50~
SE*11*0001~
GE*1*1~
IEA*1*000000256~

Segments courants

  • Header — ST, BGN.
  • Carrier / Producer — N1*IN, N1*PE (Payee), REF*ZZ pour NPN.
  • Période — DTM*RT (début / fin).
  • Détail par police — boucle LX : REF*0F (policy number), AMT*GT (gross), AMT*RA (commission), AMT*ZZ (charge-back).
  • Summary — SE (souvent avec TDS ou totaux globaux).

Pièges courants

  • Charge-back retroactif : une police qui lapse dans les 12 mois entraîne un charge-back ; le 256 doit séparer commission première année et renewal, sinon le charge-back se trompe de période.
  • Tax withholding : pour producer hors-US, le carrier retient W-8BEN ; le 256 doit porter AMT*ZZ pour la retenue explicite.
  • Statement vs payment : le 256 dit ce qui est dû ; un 820 dit ce qui est viré ; aligner les deux mensuellement, sinon les producers contestent.

Transactions liées

Documentation

Le code 256 et le nom Periodic Compensation sont publics et listés sur x12.org/products/transaction-sets. La structure complète des loops, qualifiers et code-lists est distribuée par DISA via les Implementation Guides (TR3) propriétaires. ediverse.io ne couvre que les concepts publics, l'enveloppe et des exemples didactiques.