Conservazione sostitutiva (archivage électronique à valeur légale)

La conservazione sostitutiva garantit qu'une facture électronique italienne reste authentique, intègre et lisible pendant toute sa durée de conservation légale.

Définition

La conservazione sostitutiva (archivage de substitution) est le procédé italien permettant de conserver des documents sous forme numérique avec la même valeur juridique qu'une archive papier. Elle s'applique en particulier aux factures électroniques transitant par le SdI, mais aussi à d'autres documents fiscaux et comptables.

Son objectif est d'assurer qu'un document reste, dans le temps, authentique, intègre, fiable et lisible.

Fonctionnement

Le processus s'appuie sur des mécanismes de confiance numérique qui scellent les documents et figent leur état :

• Signature électronique (ou cachet) pour garantir l'origine et l'intégrité ;
• Horodatage qualifié pour fixer une date opposable ;
• Index et métadonnées de conservation décrivant les lots archivés.

Un acteur appelé responsabile della conservazione (responsable de la conservation) supervise le dispositif ; la prestation est souvent déléguée à un prestataire spécialisé.

À savoir

La conservazione sostitutiva est distincte de l'émission de la facture : le SdI transmet la facture, mais ne se substitue pas à l'obligation d'archivage probant, qui incombe à l'entreprise. La durée de conservation s'aligne sur les délais fiscaux italiens, qui se comptent en années.

Une simple sauvegarde de fichiers PDF ou XML ne suffit pas : sans signature, horodatage et processus formalisé, l'archive n'a pas valeur probante.